OVIDOOR
REKISTERISELOSTE

OVIDOOR OY:N YKSITYISYYDENSUOJAILMOITUS

Tällä sivulla kerromme Ovidoorin toiminnasta rekisterinpitäjänä (mitä tietoja keräämme, miksi ja miten), sekä henkilötietojen käsittelijänä (asiakkaiden toimeksiannosta tehtävien tietojen kerääminen ja käsittely).

Henkilötietoja ovat kaikki ne tiedot, joiden perusteella henkilö voidaan tunnistaa: nimi, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite jne. Meidän on käsiteltävä henkilötietojasi, jotta voimme palvella asiakkaitamme. Antamalla meille henkilötietosi hyväksyt tämän yksityisyydensuojakäytännön ja ehdot. Jos et suostu tähän, älä käytä Ovidoorin sivustoja äläkä anna henkilötietojasi.

KENEN TIETOJA KÄSITTELEMME?

Ovidoor käsittelee työnhakijoiden, yhteyshenkilöiden, asiakkaittemme joukossa olevien käyttäjien ja sellaisten mahdollisten uusien asiakkaiden tietoja, jotka ottavat meihin yhteyden Ovidoorin sivustojen tai muiden kanavien kautta.

Käsittelemme myös asiakkaittemme työntekijöiden ja muiden henkilöiden tietoja, joiden rekisterinpitäjinä asiakkaamme toimivat.

OVIDOOR REKISTERINPITÄJÄNÄ

Ovidoor toimii rekisterinpitäjänä henkilötiedoille, jotka keräämme:

• työnhakijoista,
• henkilöstä, jolla on liikesuhde Ovidoorin kanssa, ja
• henkilöistä, jotka pyytävät meiltä tietoja itselleen tai työnantajansa lukuun.

Jos edustat Ovidooriin asiakasta, oikeutesi ovat samat kuin vain itseään edustavalla yksityishenkilöllä.

MIKSI KÄSITTELEMME HENKILÖTIETOJASI?

Voidaksemme täyttää asiakkaillemme anatamat sitoumuksemme, Ovidoor pyytää sinulta tietoja, joissa kerrotaan tehtävästäsi asiakkaan yhteyshenkilönä tai palvelun käyttäjänä. Tavoitteemme:

• tehdä asiakkaitten tai mahdollisten asiakkaitten pyytämiä tarjouksia palveluista
• kertoa palveluista jotka liittyvät asiakkaan jo käyttämiin palveluihin
• toimittaa tiedot ja dokumentit asiakkaan kanssa sovitulla tavalla
• tarjota tukea palveluidemme käyttäjille
• parantaa palveluidemme laatua
• tunnistaa ja ehkäistä tietoturvauhat
• antaa tietoja, joita tarvitaan asiakassuhteidemme hoidossa
• laskuttaa, käsitellä maksuja ja seurata asiakkaiden talouden kehittyistä
• Ovidoorin sivuston kautta tehtyjen yhteydenottopyyntöjen mahdollistaminen

Tietojen käsitteleminen yllä mainituissa tarkoituksissa on tarpeen asiakassuhteiden hallitsemiseksi. Siksi Ovidoor ei pyydä suostumustasi henkilötietojesi käsittelemiseen. Mielestämme tietojen käsittelemisestä ei ole sinulle haittaa.

Lisäksi keräämme yhteyshenkilöistä ja palveluiden käyttäjistä tietoja seuraaviin tarkoituksiin:

• web-pohjaisten palveluiden käyttöoikeuksien hallintaa varten

Jos olet työnhakija, keräämme tietojasi seuraaviin tarkoituksiin:

• taitojesi ja taustasi analysoimiseen
• mahdollisuuksiesi arvoimiseen Ovidoorin työntekijänä

Käsittelemme henkilötietojasi edellä mainittuihin tarkoituksiin vapaaehtoisen suostumuksesi perusteella. Annat suostumuksesi lähettäessäsi meille tietosi palveluiden käyttöönoton yhteydessä tai lähettäessäsi meille työhakemuksesi.

MITEN KERÄÄMME HENKILÖTIETOJASI?

Tiedot kerätään suoraan sinulta tai muilta työnantajanasi toimivaan asiakasyritykseen liittyviltä henkilöiltä (esimiehesi, kollegasi).

AUTOMAATTISET TIETOJENKERUUTYÖKALUT

Google analytics - Tämän evästeen avulla saamme tietoja käyttäjän toiminnasta sivustossame, kuten sivujen katselemisesta, lähteestä ja sivustossa käytetystä ajasta. Näitä tietoja ei yhdistetä henkilötietoihin ja ne näkyvät numeroina, joten yksilölitä ei voida jäljittää niiden perusteella. Google analytics-palvelun avulla näemme, mikä sivustomme sisältö on suosittua, jotta voimme antaa käyttöösi enemmän mielestäsi tarpeellista luettavaa ja katseltavaa.

Voimme kerätä tietojasi muista sallituista lähteistä, jos olet antanut kyseiselle osapuolelle luvan luovuttaa henkilötietojasi muille. Nämä lähteet voivat olla kolmansina osapuolina toimivia tietojenkerääjiä, Ovidoorin markkinointikumppaneita, julkisia lähteitä tai sosiaalisia verkostoja. Ovidoor pystyy yhdistämään yhdestä lähteestä saatuja henkilötietojasi muusta lähteestä saatuihin.

MITÄ HENKILÖTIETOJA KÄSITTELEMME?

Ovidoor voi käsitellä esimerkiksi seuraavia henkilötietojasi:

• omat yhteystietosi ja asiakkaan yhteystiedot, kuten nimi, osoite, sähköpostiosoite ja puhelinnumero
• syntymäaika, ikä ja sukupuoli
• työsuhteesi tiedot, kuten työtehtävä, asema
• yksilöivät käyttäjätiedot, kuten käyttäjätunnus, salasana ja turvakysymys
• selaimesi antamat tiedot, kuten selaimen tyyppi, kieli, sen sivuston osoite josta saavuit ja muut liikennetiedot, kuten IP-osoite

Jos lähetät kommentin julkiseen keskusteluryhmään tai Ovidoorin sivustoon, kaikki sivuston käyttäjät voivat lukea sen ja käyttää sitä tarkoituksiin, joita Ovidoor ei voi etkä itse voi hallita. Ovidoor ei ole vastuussa tällaisiin keskusteluryhmiin tai Ovidoorin sivustoihin lähettämistäsi tiedoista.

Rekisterinpitäjänä Ovidoor ei käsittele arkaluontoisia henkilötietojasi.

MITEN LUOVUTAMME HENKILÖTIETOJASI?

Ovidoor ei luovuta henkilötietojasi kolmansille osapuolille markkinointitarkoituksiin ilman lupaasi.

Ovidoor voi luovuttaa henkiötietojasi kolmansille osapuolille muihin tarkoituksiin vain seuraavasti:

• Liikekumppanit - Ovidoor voi luovuttaa henkilötietojasi kumppaneilleen, jos liiketoiminta edellyttää sitä. Näin voidaan tehdä, kun ostat palvelumme työnantajasi lukuun kumppaniltamme.
• Viranomaiset - Poliisi ja muut viranomaiset voivat vaatia Ovidooria luovuttamaan henkilötietoja. Tällöin Ovidoor luovuttaa tiedot vain oikeusistuimen määräyksestä.
• Yrityskaupat - Jos Ovidoor tekee yrityskaupan tai jos Ovidoorin liiketoiminta myydään osittain tai kokonaan, ostava osapuoli saa käyttöönsä Ovidoorin hallinnoimat tiedot. Tällöin ulkopuoliset osapuolet tekevät Ovidoorin kanssa salassapitosopimuksen, joka kattaa myös mahdollisen henkilötietojen luovuttamisen.

OIKEUTESI

OIKEUS KIELTÄYTYÄ MARKKINOINTIVIESTINNÄSTÄ

Sinulla on oikeus kieltäytyä ottamasta vastaan markkinointiviestintää Ovidoorilta toimimalla näin:

• noudattamalla ohjeita markkinointiviestinnän vastaanottamisesta kieltäytymiseksi
• ottamalla meihin yhteyden sähköpostitse

Jos kieltäydyt vastaanottamasta markkinointiviestintää, voit silti saada Ovidoorin hallinnollisia ilmoituksia.

KÄYTTÖOIKEUDET JA KORJAUSTEN TEKEMINEN

Sinulla on oikeus pyytää kopio henkilötiedoistasi. Voit lähettää meille tätä koskeva pyynnön.

Sinulla on oikeus pyytää Ovidooria korjaamaan henkilötietoihisi sisältyvät virheet.

TIETOTURVA JA TIETOJEN SÄILYTTÄMINEN

MITEN SUOJAAMME HENKILÖTIETOSI?

Ovidoor on sitoutunut estämään tietojesi luvattoman käyttämisen, luovuttamisen ja muun asiattoman käsittelemisen. Lisäksi olemme sitoutuneet varmistamaan, että tietoja käytetään oikein tietoturvan ja turvallisen käytettävyyden takaamiseksi. Osana sitoutumistamme käytämme fyysisiä, teknisiä ja hallinnollisia menetelmiä keräämiemme ja käsiteelemiemme tietojen turvaamiseksi:

• Suojattu ympäristö - Ovidoor säilyttää tietojasi suojatuissa ympäristöissä, joihin on pääsy vain Ovidoorin työntekijöillä.
• Käyttäjätunnukset ja salasanat - Ovidoor edellyttää, että palveluiden käyttäjät todistavat henkilöllisyytensä käyttäjätunnuksen ja salasanan avulla.

MITEN PITKÄÄN SÄILYTÄMME HENKILÖTIETOJASI?

Ovidoor säilyttää henkilötietojasi vain niin pitkään kuin niitä tarvitaan niiden ilmoitetuissa käyttötarkoituksissa.

Voimme säilyttää henkilötietojasi kohtuullisen ajan yhteydenottosi jälkeen. Kun keräämiämme tietoja ei enää tarvita, tuhoamme tai poistamme ne turvallisesti.

OVIDOOR TIETOJEN KÄSITTELIJÄNÄ

Ovidoor tarjoaa asiakkailleen talous- ja palkkahallinnon palveluita. Näihin palveluihin liittyy asiakkaiden tietojen sekä henkilötietojen käsittelemistä. Käsittelyn tarkoituksen määrittävät asiakkaamme, ei Ovidoor. Tällöin rekisterinpitäjänä toimii asiakasyritys ja Ovidoor toimii tietojen käsittelijänä. Ovidoor käsittelee tietoja asiakkaan antamien ohjeiden mukaisesti. Toimiessaan tietojen käsittelijänä, Ovidoor noudattaa tietosuojalainsäädännön mukaisesti asiakkaan kanssa tehtyä tietojekäsittelysopimusta.

Asiakas on antanut suostumuksensa ja takaa,

että asiakas omistaa tai on muutoin oikeutettu siirtämään tiedot Ovidoorin käsiteltäviksi ja että asiakas vastaa tietojen tarkkuudesta, paikkansapitävyydestä, sisällöstä, luotettavuudesta ja lainsäädännön vaatimusten täyttämisestä.

Asiakas on velvollinen rekisterinpitäjänä ilmoittaamaan lainsäädännössä vaadittavalla tavalla viranomaisille ja/tai tietojen kohteelle rikkomuksesta tai henkilötietojen luvattomasta luovuttamisesta.

Toimiessaan tietojen käsittelijänä Ovidoor on velvollinen ryhtymään teknisiin ja organisatorisiin tietoturvatoimenpiteisiin yksityisyyden suojaamiseksi rekisterinpitäjänä toimivan asiakkaan puolesta.

Tietojen käsittelijänä Ovidoor ei käsittele henkilötietoja muulla kuin rekisterinpitäjän kanssa tehdyssä sopimuksessa oikeutetulla tavalla.

Jos tietojen kohteella on esimerkiksi kysyttävää tai vaatimuksia, jotka koskevat Ovidoorin käsittelemiä henkilötietoja, ne täytyy lähettää rekisterinpitäjälle. Tietojen käsittelijänä Ovidoor ei luovuta tietojen kohteille heidän henkilötietojaan, jos rekisterinpitäjä ei ole antanut ohjeita toimia näin. Jos poliisi tai muu viranomainen vaatii henkiötietojen luovuttamista, Ovidoor ilmoittaa asiasta heti rekisteripitäjälle ja luovuttaa tiedot vain oikeuden määräyksestä.

Ovidoor antaa muita kuin julkisia tietoja siäsistä järjestelmistään ja tietojen käsittelyrutiineista asiakkaille ja yhteistyökumppaneille pyynnöstä.

ALIHANKKIJAT JA HENKILÖTIETOJEN VIEMINEN

Tietyissä tapauksissa Ovidoor antaa tietojen käsittelemisen alihankkijoiden tehtäväksi. Jos alihankkijoita käytetään, Ovidoor tekee niiden kanssa tietojenkäsittelysopimuksen, jotta yksityisyytesi suojataan ja asiakkaille annetut sitoumukset täytetään.

Jos tietoja käsitellään EU-alueen ulkopuolella, varmistamme, että tietojenkäsittelysopimus perustuu EU:n vakiosopimuslausekkeisiin tai että tietojen tuojalla on EU/US Privacy Shield -sertifiointi, jos se sijaitsee Yhdysvalloissa. Tällöin ilmoitamme tietojen viennistä asiakkaalle. Ovidoor ei ole vastuussa tällaisten tietojen antamisesta tietojen kohteelle, kun asiakkaat toimivat rekisterinpitäjinä.

TÄHÄN ILMOITUKSEEN TEHTÄVÄT MUUTOKSET

Jos teemme yksityisyydensuojailmoitukseen muutoksia, julkaisemme muutetun ilmoituksen ja muutoksentekopäivämäärän täällä. Kehotamme lukemaan ilmoituksen säännöllisesti. Merkittävistä muutoksista ilmoitamme erikseen sähköpostitiedotteella.